Säännöt ja Tietosuojaseloste 

Yhdistyksen säännöt
 

1§ YHDISTYKSEN NIMI JA KOTIPAIKKA
Yhdistyksen nimi on Mokkojen Sukuyhdistys ry. Kotipaikkana on Sodankylä.

2§ YHDISTYKSEN TARKOITUS
Yhdistyksen tarkoituksena on olla sukuun ja siihen läheisesti kuuluvien henkilöiden yhdyssiteenä ja edistää yhteenkuuluvuuden tunnetta. Lisätä tietoisuutta menneistä sukupolvista, heidän tekemisistään, elämästään ja vaikutuksesta tämän päivän elämänmenoon.

3§ YHDISTYKSEN TOIMINTAMUODOT
Tarkoituksen toteuttamiseen yhdistys

  • järjestää sukukokouksia, sukujuhlia, retkiä ja muita niihin verrattavia tilaisuuksia

  • tukee suku- ja henkilöhistoriallista tutkimustoimintaa

  • kerää ja arkistoi sukua/sukuja koskevaa tietoutta sekä jakaa tutkimus- ja perinnetietoa ja tukee näihin liittyvää kursseja ja koulutusta

  • harjoittaa yhdistyksen tarkoituksen toteuttamista edistävää julkaisutoimintaa

  • toteuttaa yhteistyötä sukututkimus- ja kyläyhdistysten sekä tarpeellisten alueellisten, valtakunnallisten ja muiden sukututkimusta harrastavien yhteistyötahojen kanssa voi liittyä jäseneksi sukututkimusta tekevään yhdistykseen tai säätiöön, jolla on sama tarkoitus ja toiminta ja jonka yhdistyksen yleiskokous hyväksyy

Toiminnan tukemiseksi yhdistys voi kerätä jäsenmaksua, hakea avustuksia, ottaa vastaan lahjoituksia ja testamentteja, sekä järjestää asianomaisella luvalla rahankeräyksiä ja arpajaisia. Yhdistys voi omistaa irtaimistoa ja kiinteistöjä, järjestää voittoa tavoittelematonta ansiotoimintaa yhdistyksen varsinaisen tarkoituksen toteuttamiseen.

4§ JÄSENET
Yhdistyksen jäsentyypit ovat varsinaiset jäsenet, ainaisjäsenet, kannatusjäsenet sekä vapaajäsenet.

Varsinaiset jäsenet
Yhdistyksen varsinaiseksi jäseneksi voi liittyä sukuun kuuluva tai sukuun muutoin läheisesti liittyvä henkilö, joka hyväksyy yhdistyksen tarkoituksen ja toiminnan ja jonka hallitus jäseneksi hyväksyy. 
Ainaisjäsenet
Ainaisjäseneksi pääsee varsinainen jäsen maksamalla kertaluonteisesti kevätkokouksen vahvistaman ainaisjäsenmaksun vapautuen vuotuisesta jäsenmaksuvelvollisuudesta. Ainaisjäsen on yhdistyksen varsinainen jäsen.
Kannatusjäsenet
Kannatusjäseneksi voi päästä yhdistyksen toiminnan tukemisesta kiinnostunut yksityinen henkilö, jonka hallitus hyväksyy, oikeuskelpoinen yhteisö ja rekisteröity säätiö, joka hyväksyy yhdistyksen tarkoituksen ja toiminnan ja jonka yhdistyskokous hyväksyy. Kannatusjäsenellä on yhdistyksen kokouksessa läsnäolo- ja puheoikeus, mutta ei äänioikeutta.
Vapaajäsenet
Vapaajäseneksi voi päästä jäsen, joka on alle 18-vuotias ja henkilö, joka on toiminut aktiivisesti yhdistyksen toiminnassa ja jonka hallitus hyväksyy. Vapaajäsen on varsinainen jäsen.
Jäsenmaksu
Jäseniltä perittävien vuotuisten jäsenmaksujen, ainaisjäsenmaksun ja kannatusjäsenmaksun suuruudesta päättää yhdistyskokous. Vapaajäsenten ei tarvitse maksaa vuotuista jäsenmaksua.
Jäsenen eroaminen
Jäsenellä on oikeus erota yhdistyksestä ilmoittamalla siitä kirjallisesti yhdistyksen hallitukselle tai sen puheenjohtajalle taikka ilmoittamalla siitä yhdistyksen kokouksessa pöytäkirjaan merkittäväksi. 
Jäsenen eronneeksi katsominen
Hallitus voi todeta eronneeksi jäsenen, joka on jättänyt jäsenmaksunsa maksamatta vähintään kahden (2) kalenterivuoden ajan.
Jäsenen erottaminen
Yhdistys voi erottaa jäsenen, jos hän on menettelyllään yhdistyksessä tai sen ulkopuolella huomattavasti vahingoittanut yhdistystä.

5§ JÄSENTEN PÄÄTÖSVALLAN KÄYTTÖ
Päätösvalta on yhdistyksen jäsenillä, päätösvaltaansa jäsenet käyttävät yhdistyskokouksissa.

6§ YHDISTYKSEN KOKOUKSET
Sääntömääräiset kokoukset
Yhdistyksen on pidettävä joka vuosi kaksi (2) sääntömääräistä yhdistyskokousta;  kevätkokous ja syyskokous. Yhdistyksen kevätkokous pidetään vuosittain hallituksen määräämänä päivänä ennen maaliskuun 15. päivää ja syyskokous ennen marraskuun 30. päivää
Ylimääräinen jäsenkokous
Yhdistyksen ylimääräinen yhdistyskokous pidetään, kun hallitus katsoo siihen olevan aihetta tai kun vähintään 1/10 äänioikeutetuista jäsenistä sitä hallitukselta ilmoittamaansa asiaa varten kirjallisesti vaatii, jolloin kokous on pidettävä 60 vuorokauden kuluessa vaatimuksen esittämisestä, hallituksen määräämänä päivänä.
Yhdistyksen kokousten asiat
Yhdistyksen kokouksissa käsitellään ne asiat, jotka on kokouskutsussa mainittu ja ne hallituksen ja jäsenten esittämät asiat, jotka kokous päättää ottaa käsiteltäväksi, kuitenkin huomioon ottaen yhdistyslaissa mainitut kokouskutsua koskevat määräykset. Yhdistyksen yhdistyskokousten sääntömääräiset asiat on eritelty tarkemmin pykälässä 7 ja 8. Kokoukset voidaan pitää ja kokouksiin voi osallistua etänä eri teknisiä apuvälineitä käyttäen; hallituksen tarkemmin määrittelemillä apuvälineillä.
Yhdistyksen kokousten koolle kutsuminen
Yhdistyskokoukset kutsuu koolle hallitus. Kokouskutsu on joko lähetettävä kirjallisena tai muulla välineellä kaikille jäsenille viimeistään yksi (1) kuukausi ennen kokousta.
Äänioikeudet ja vaalit
Yhdistyksen kokouksessa on jokaisella paikalla olevalla yhdistyksen varsinaisella jäsenellä yksi (1) ääni. Yhdistyksen kokouksen päätökseksi tulee se mielipide, jota on kannattanut yli puolet annetuista äänistä, paitsi jos asia on sen tyyppinen, että se yhdistyslain tai säännöissä määrätyn mukaan vaatii hyväksytyksi tullakseen määräenemmistön. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa. Vaaleissa äänestys on suoritettava suljetuin lipuin, jos yksi (1) äänivaltainen jäsen sitä vaatii.
Aloiteoikeus
Mikäli yhdistyksen jäsen haluaa saada mielestään merkittävän asian yhdistyksen kokouksen päätettäväksi, hänen on ilmoitettava siitä kirjallisesti hallitukselle niin ajoissa, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun.

7§ YHDISTYKSEN KEVÄTKOKOUS
Yhdistyksen kevätkokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

  1. Kokouksen avaus

  2. Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus

  3. Valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja kaksi ääntenlaskijaa

  4. Hyväksytään kokouksen asialista

  5. Esitellään hallituksen laatima toimintakertomus ja tilinpäätös sekä toiminnantarkastajien antama toiminnantarkastuskertomus

  6. Päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille

  7. Käsitellään muut hallituksen sekä jäsenten esittämät asiat

  8. Kokouksen päättäminen

8§ YHDISTYKSEN SYYSKOKOUS
Yhdistyksen syyskokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

  1. Kokouksen avaus

  2. Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus

  3. Valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja kaksi ääntenlaskijaa

  4. Hyväksytään kokouksen asialista

  5. Vahvistetaan toimintasuunnitelma ja talousarvio sekä jäsenmaksujen suuruudet kullekin jäsentyypille seuraavalle kalenterivuodelle

  6. Päätetään hallituksen jäsenille ja tilin- tai toiminnantarkastajille maksettavista palkkioista

  7. Valitaan hallituksen puheenjohtaja, varapuheenjohtaja ja muut hallituksen jäsenet sekä varajäsenet

  8. Valitaan yksi toiminnantarkastaja ja yksi varatoiminnantarkastaja kalenterivuodeksi

  9. Käsitellään muut hallituksen sekä jäsenten esittämät asiat

  10. Kokouksen päättäminen

9§ YHDISTYKSEN HALLITUS
Yhdistyksen asioita hoitaa hallitus, johon kuuluu puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja ja 3-7 muuta jäsentä sekä 1-3 varajäsentä. Hallituksen toimikausi on 1-2 vuotta. Hallitukseen valittujen ja varajäsenten tulee olla yhdistyksen jäseniä. Hallitus valitsee keskuudestaan tai hallituksen ulkopuolelta yhdistyksen jäsenistä sihteerin, rahastonhoitajan, jäsenrekisterin pitäjän ja muut tarvittavat toimihenkilöt, joiden suhteen puheenjohtaja toimii esihenkilönä ja hallitus on työnantajan asemassa. Hallitus kokoontuu puheenjohtajan kutsusta, kun puheenjohtaja katsoo siihen olevan aihetta tai kun vähintään kolme (3) hallituksen jäsentä sitä vaatii. Kokouskutsu on lähetettävä kaksi (2) viikkoa ennen kokousta, sähköpostilla tai muuta teknistä apuvälinettä käyttäen. 
Puheenjohtajan estyneenä ollessa hallitus kokoontuu varapuheenjohtajan kutsusta. Hallitus on päätösvaltainen, kun vähintään puolet sen jäsenistä on läsnä. Äänestystilanteessa hallituksen puheenjohtajan mielipide ratkaisee äänten mennessä tasan, vaaleissa kuitenkin arpa.

Yhdistyksen hallituksen tehtäviin kuuluu erityisesti:

  1. Toteuttaa yhdistyksen kokouksen päätökset

  2. Johtaa ja kehittää yhdistyksen toimintaa

  3. Vastata yhdistyksen taloudesta

  4. Pitää jäsenluetteloa

  5. Tehdä yhdistyksen toimintakertomus ja tilinpäätös

  6. Tehdä toiminta- ja taloussuunnitelma seuraavaa toimintavuotta varten

  7. Hoitaa yhdistyksen tiedotustoimintaa

  8. Hyväksyä ja erottaa varsinaisen jäsenen ja kannatusjäsenen, sääntöjen määritelmien mukaan

  9. Valita ja erottaa yhdistykseen palkatut toimihenkilöt ja muut toimijat sekä sopia heidän eduista 

  10. Ryhtyä muihin toimenpiteisiin, joita yhdistyksen etu vaatii

10§ YHDISTYKSEN NIMEN KIRJOITTAMINEN
Yhdistyksen nimen kirjoittavat puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja, yhdessä joko sihteerin tai taloudenhoitajan kanssa, aina kaksi yhdessä.

11§ TILIT JA TILINTARKASTUS/TOIMINNANTARKASTUS
Yhdistyksen tilikausi on kalenterivuosi. Yhdistyksellä on yksi (1) toiminnantarkastaja ja varatoiminnan-tarkastaja. Tilinpäätös asiakirjoineen on annettava toiminnantarkastajalle tai varatoiminnantarkastajalle viimeistään kuukautta ennen yhdistyksen kevätkokousta. Toiminnantarkastajan tai varatoiminnantarkastajan on annettava kirjallinen lausunto hallitukselle viimeistään kaksi (2) viikkoa ennen kokousta. Yhdistyksen toiminnantarkastajan ja varatoiminnantarkastajan toimikausi on kalenterivuosi.

12§ SÄÄNTÖJEN MUUTTAMINEN JA YHDISTYKSEN PURKAMINEN
Päätös sääntöjen muuttamisesta ja yhdistyksen purkamisesta on tehtävä yhdistyksen kokouksessa vähintään kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä. Kokouskutsussa on mainittava sääntöjen muuttamisesta tai yhdistyksen purkamisesta. Yhdistyksen purkautuessa tai tullessa lakkautetuksi yhdistyksen varat käytetään yhdistyksen tarkoituksen edistämiseen yhdistyksen kokouksessa määrättävällä tavalla.

Yhdistyksen Y-tunnus: 3393206-6

*       *       *       *    

Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Mokkojen Sukuyhdistys ry:n (”Yhdistys”) EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. 

1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
Mokkojen Sukuyhdistys ry, hallitus. Yhdistyksen osoite: Tinaseläntie 28, 99720 Riipi. Yhteyshenkilönä toimii sukuyhdistyksen sihteeri. Yhteystiedot löytyvät: Yhdistys ja yhteystiedot -sivulta.

2. Rekisteröidyt
Rekisterissä käsitellään yhdistyksen jäsenien ja sen erillisten jäsenien henkilötietoja (”Rekisteröity”).

3. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus
Rekisterin käyttötarkoituksena on rekisteröityjen henkilötietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana sekä rekisterin ylläpito ja kehittäminen, yhteydenpito ja suhteiden syventäminen. Yhdistyksen jäseniin kohdistuva viestintä, markkinointi sekä suoramarkkinointi ja myös päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta henkilötietojärjestelmässä (”Järjestelmä”).

Henkilötietojen käsittely perustuu henkilön suostumukseen sekä yhdistyksen lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä sekä tietyissä tapauksissa sopimuksen täytäntöönpanoon.

Yhdistys voi osana henkilötietojen käsittelytoimia toteuttaa rekisteröidyn automaattista profilointia. Profiloinnin seurauksena rekisteröity saa hänelle paremmin kohdennettuja markkinointiviestejä.

4. Rekisterin tietosisältö
Rekisterissä käsitellään yhdistyksen jäsenten henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen liittyviä tarpeellisia tietoja. Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: 

  • Rekisteröidyn etu- ja sukunimi       

  • (Rekisteröidyn syntymävuosi)

  • (Rekisteröidyn syntymäpaikka)

  • Rekisteröidyn lähiosoite

  • Rekisteröidyn postinumero

  • Rekisteröidyn postitoimipaikka

  • Rekisteröidyn sähköpostiosoite

  • Rekisteröidyn matkapuhelinnumero

  • Rekisteröidyn suostumus tietojen tallennukseen

  • Jäsenmaksujen maksaminen

Verkkosivuston vierailijoiden IP-osoitteita ja palvelun toiminnoille välttämättömiä evästeitä käsitellään oikeutetun edun perusteella mm. tietoturvasta huolehtimiseksi ja sivuston vierailijoiden tilastotietojen keruuta varten niissä tapauksissa, kun niiden voidaan katsoa olevan henkilötietoja. 

5. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot kerätään Rekisteröidyltä itseltään. (mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, tapaamisista ja muista tilanteista, joissa Rekisteröity luovuttaa tietojaan).

6. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja Järjestelmän avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Yhdistyksen Järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi.

Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Jäsenellä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasanasuojaus. Yhdistyksen ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattu.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Henkilötietoja voidaan siirtää myös muille palveluntarjoajille Järjestelmän toteuttamiseksi. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti. Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille.

8. Tietojen siirrot EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Yhdistyksen rekisterin henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

9. Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin Rekisteröity on Yhdistyksen jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä Yhdistyksen oikeutetun edun perusteella, ts. mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia (KKO 2017:15). Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai Yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.

10. Rekisteröidyn oikeudet tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus koska tahansa tarkastaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä sekä vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin.

Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa

  • saada tieto henkilötietojensa käsittelystä

  • saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot

  • vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä

  • vaatia henkilötietojensa poistamista

  • peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen

  • vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Yhdistyksen oikeutettu etu

  • saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot Yhdistykselle, Yhdistys käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti ja

  • vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää Rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan Rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä.

Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

11. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

12. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa Rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli Rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

13. Yhteydenotot
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse seuran puheenjohtajalle osoitteeseen joka löytyy seuran internet sivuilta: Yhdistys ja yhteystiedot.

14. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 19.3.2024.